Prima di iniziare
Chiedi all'ente, o recupera dall'ordine o dal contratto, questi dati:
Dato | Obbligatorio | Dove lo trovi |
Codice univoco ufficio (6 caratteri) | Sì | Nell'ordine o nel contratto, oppure su IndicePA |
CIG (Codice Identificativo Gara) | Se richiesto dall'ente | Nell'ordine, nel contratto o nella comunicazione dell'ente |
CUP (Codice Unico di Progetto) | Se l'acquisto rientra in un progetto pubblico | Comunicato dall'ente |
Riferimenti del documento (numero e data di ordine, contratto o convenzione) | Consigliato, spesso richiesto | Nel documento ricevuto dall'ente |
Split payment sì o no | Sì | L'ente te lo conferma; in caso di dubbio chiedi al tuo commercialista |
Passo per passo
Crea una nuova fattura per quel cliente e compila righe e importi come di consueto.
Inserisci il Codice univoco ufficio nel campo Codice Destinatario
Scegli l'esigibilità IVA:
Scissione dei pagamenti (split payment): il caso più comune verso la PA.
Immediata: se hai la ritenuta d'acconto, sei in reverse charge o l'ente non è soggetto a split payment.
Differita: se hai aderito all'IVA per cassa.
Aggiungi i documenti collegati.
Scegli il tipo (ordine d'acquisto, contratto, convenzione, ricezione o fattura collegata), poi inserisci numero, data e, se richiesti, CIG e CUP.
Puoi aggiungere più documenti.
Controlla la fattura. Con lo split payment ricorda che incasserai solo l'imponibile: l'IVA la versa l'ente allo Stato.
Invia:
trasmette la fattura al Sistema di Interscambio (SdI), che la consegna all'ufficio indicato.
Dopo l'invio: cosa può succedere
Dopo la consegna, l'ente ha 15 giorni per accettare o rifiutare la fattura.
Esito | Stato | Cosa significa | Cosa fare |
Rigettata | Rigettata | Lo SdI ha trovato un errore nel file e non l'ha consegnata. La fattura non è considerata emessa. | Correggi l'errore e reinviala entro 5 giorni, con lo stesso numero e la stessa data. |
Consegnata | Consegnata | La fattura è arrivata all'ufficio indicato. | Attendi l'esito dell'ente. |
Accettata | Da Incassare | L'ente ha accettato la fattura. | Attendi il pagamento secondo i termini concordati. |
Rifiutata | Rifiutata | L'ente l'ha rifiutata per uno dei motivi previsti dalla legge (per esempio CIG o CUP mancanti o errati). | Emetti una nota di credito collegata alla fattura rifiutata e invia una nuova fattura corretta. |
Decorrenza termini | Da Incassare | Sono passati 15 giorni senza risposta. | Nessuna azione: la fattura resta valida e l'ente può pagarla. |
Domande frequenti
Qual è la differenza tra codice univoco ufficio e codice destinatario?
Sono lo stesso campo. Per le aziende private è di 7 caratteri, per la PA è il codice univoco ufficio di 6 caratteri.
Il codice contiene solo numeri? No, di solito contiene lettere e numeri. Copialo esattamente come te lo ha comunicato l'ente.
L'ente ha più codici: quale uso? Quello dell'ufficio che ti ha fatto l'ordine, di solito indicato nell'ordine o nel contratto. Nel dubbio, chiedi al tuo referente.
Lo split payment vale anche per clienti privati? Sì, per le società controllate da enti pubblici incluse negli elenchi del Ministero dell'Economia.
Posso usare i documenti collegati anche con clienti privati? Sì. Sono utili quando il cliente ti chiede di indicare il numero d'ordine o il contratto, e per collegare note di credito e saldi alle fatture originali.
Se la PA rifiuta, posso modificare e reinviare la stessa fattura? No. La fattura rifiutata è comunque emessa: devi stornarla con una nota di credito collegata e inviarne una nuova. Solo le fatture scartate dallo SdI si possono reinviare con lo stesso numero.
Le informazioni fiscali di questa guida sono generali: per il tuo caso specifico confrontati con il tuo commercialista.